La régularisation des charges, sans mauvaise surprise.

Quelles charges peut-on récupérer ?

En location d'habitation, les charges récupérables sont exigibles sur justification, en contrepartie de 3 choses (article 23 de la loi du 6 juillet 1989) :

• les services rendus liés à l'usage des éléments de la chose louée ;
• les dépenses d'entretien courant et les menues réparations sur les éléments d'usage commun ;
• les impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement.

La liste précise est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, en 8 rubriques : ascenseurs ; eau froide, eau chaude et chauffage collectif ; installations individuelles ; parties communes intérieures ; espaces extérieurs ; hygiène ; équipements divers ; impositions et redevances. Service-public la qualifie d'exhaustive : ce qui n'y figure pas ne se récupère pas. Le guide des charges récupérables la détaille, rubrique par rubrique.

Les provisions : comment les justifier ?

Les charges peuvent être payées par provisions, et doivent alors faire l'objet d'une régularisation annuelle (article 23). Le montant des provisions se justifie par les résultats arrêtés lors de la régularisation précédente et, quand l'immeuble est en copropriété ou que le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel.

Une SCI est une personne morale : le budget prévisionnel fait partie de la justification, même hors copropriété.

La régularisation, étape par étape

Une fois l'an, au moins (article 23), dans cet ordre :

1. Arrêter les dépenses de l'année, facture par facture, en ne gardant que celles que le décret de 1987 rend récupérables.
2. Appliquer le mode de répartition entre les logements de l'immeuble. En copropriété, le point de départ est le décompte annuel du syndic, qui ventile les dépenses par lot.
3. Rapprocher le total des dépenses récupérables de celui des provisions appelées sur la même période.
4. Envoyer le décompte 1 mois avant de régulariser : les charges par nature et, en immeuble collectif, le mode de répartition (article 23).
5. Tenir les justificatifs à la disposition du locataire pendant 6 mois à compter de l'envoi (article 23).
6. Solder : rembourser le trop-perçu, ou demander le complément (fiche service-public des charges locatives). Puis ajuster la provision mensuelle si l'écart se répète.

Le décompte : quoi, et quand ?

1 mois avant la régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges, et, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires. S'il y a un chauffage ou une eau chaude collectifs, une note d'information sur leur calcul l'accompagne le cas échéant (article 23).

Pendant 6 mois à compter de l'envoi du décompte, les pièces justificatives sont tenues à la disposition du locataire. Et le locataire peut demander le récapitulatif des charges du logement, par voie dématérialisée ou postale (article 23).

Le calcul, sur un exemple

Dans l'autre sens, si les dépenses réelles dépassent les provisions, la différence est due par le locataire, sur justification. Et si l'écart est durable, c'est la provision mensuelle qu'il faut ajuster, décompte à l'appui.

Un modèle de décompte de régularisation

À recopier dans votre traitement de texte, en remplaçant ce qui est entre crochets, et à envoyer 1 mois avant de régulariser. Les natures de charges sont celles de votre immeuble : gardez-en le détail, c'est ce que la loi demande (article 23).

Régularisation tardive : le paiement en 12 fois

Quand la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité des charges, le locataire paie le rappel par douzièmes, s'il le demande (article 23).

Exemple : des charges de 2025 régularisées en février 2027 peuvent, si le locataire le demande, être payées en 12 mensualités. Régulariser chaque année, c'est aussi éviter d'être payé à tempérament.

Le retard n'éteint pas le droit de régulariser, qu'il vienne d'un oubli ou d'une négligence. Mais service-public rappelle que le juge peut refuser un rappel tardif qu'il juge déloyal et brutal, consécutif à une faute du bailleur : par exemple, quand le locataire avait demandé la régularisation et n'a pas eu de réponse.

Jusqu'à quand peut-on réclamer ?

Les actions nées du bail se prescrivent par 3 ans, à compter du jour où l'on a connu, ou aurait dû connaître, les faits qui permettent d'agir (article 7-1). Service-public en tire la conséquence dans les 2 sens : le bailleur a 3 ans pour réclamer un rappel de charges, le locataire 3 ans pour réclamer un trop-perçu.

Le locataire part : la régularisation et le dépôt de garantie

Les comptes de l'immeuble ne sont pas arrêtés le jour où le locataire rend les clés. Dans un immeuble collectif, le bailleur fait alors un arrêté des comptes provisoire, et peut conserver une provision justifiée, au plus 20 % du dépôt de garantie, jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble (article 22).

La régularisation définitive et la restitution du solde suivent dans le mois de l'approbation définitive des comptes de l'immeuble. Bailleur et locataire peuvent aussi convenir de tout solder tout de suite (fiche service-public du dépôt de garantie). L'outil du dépôt de garantie calcule la date limite de restitution.

En meublé : provisions ou forfait

Pour un logement meublé loué à titre de résidence principale, le bail choisit (article 25-10) : soit des provisions, régularisées comme ci-dessus ; soit un forfait versé avec le loyer, dont le montant et la périodicité sont fixés au contrat.

Le forfait ne peut donner lieu à complément ou à régularisation ultérieure. Il peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer, et ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire, ou le précédent, se serait acquitté (article 25-10).

Le bail mobilité, lui, ne connaît que le forfait, versé avec le loyer (fiche service-public des charges locatives).

Bail commercial : l'inventaire des charges

Un bail commercial comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés à ce bail, avec leur répartition entre bailleur et locataire (article L145-40-2 du code de commerce). Ce qui n'y figure pas ne se refacture pas, et sans inventaire, le bailleur ne peut facturer aucune charge (fiche service-public des charges du bail commercial). En cours de bail, il informe le locataire de toute charge, taxe ou redevance nouvelle.

Certaines dépenses ne peuvent jamais être imputées au locataire (article R145-35) :

• les grosses réparations de l'article 606 du code civil, et les honoraires liés à ces travaux ;
• les travaux de vétusté ou de mise en conformité, dès lors qu'ils relèvent de ces grosses réparations ;
• les impôts dont le redevable légal est le bailleur, à l'exception de la taxe foncière et de ses taxes additionnelles, et des impôts liés à l'usage du local ou à un service dont le locataire bénéficie ;
• les honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers ;
• dans un ensemble immobilier, la part des locaux vacants ou imputable à d'autres locataires.

Dans un ensemble à plusieurs locataires, la répartition se fait en fonction de la surface exploitée (article L145-40-2). Ces articles R145-35 à R145-37 valent pour les baux conclus ou renouvelés depuis la publication du décret n° 2014-1317 du 3 novembre 2014 (article 8 du décret).

À noter : en commercial, la taxe foncière peut donc être refacturée si l'inventaire le prévoit, ce qui la distingue nettement de l'habitation. Et si le loyer porte la TVA, le guide de la TVA sur loyer commercial prend le relais.

La reddition des charges, en bail commercial

La reddition des charges, c'est le compte annuel des dépenses réelles de l'exercice, rapproché des provisions versées par le locataire, et le solde qui en résulte. Le code de commerce l'appelle l'état récapitulatif annuel, qui inclut la liquidation et la régularisation des comptes de charges (article R145-36).

• Quand ? Au plus tard le 30 septembre de l'année qui suit l'exercice. En copropriété, dans les 3 mois de la reddition des charges de copropriété : le bailleur attend celle du syndic pour établir la sienne (article R145-36).
• Avec quoi ? Le bailleur communique, à la demande du locataire, tout document justifiant les montants imputés (article R145-36).
• Et les travaux ? À la conclusion du bail puis tous les 3 ans, le bailleur communique un état prévisionnel des travaux des 3 années suivantes, avec son budget, et un état récapitulatif de ceux des 3 années passées, avec leur coût (article L145-40-2), dans les 2 mois de chaque échéance triennale (fiche service-public des charges du bail commercial).

Et en bail professionnel ?

Le bail professionnel, celui d'un cabinet ou d'un bureau loué à une profession libérale, n'a pas de règle légale pour les charges : leur répartition se fixe d'un commun accord, dans le bail. Faute de clause précise, le bailleur supporte les charges liées à la propriété, comme les impôts fonciers et l'assurance de l'immeuble (fiche service-public du bail professionnel).

Autrement dit, tout se joue à la rédaction : une liste des charges refacturées, leur mode de répartition et la date du décompte annuel évitent la discussion qui suit un bail muet. Le guide du bail professionnel détaille le reste du contrat.