La quittance de loyer : ce que la loi impose, et ce qu'elle interdit.

La quittance est-elle obligatoire, et tous les mois ?

Oui, dès que le locataire la demande. L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 est net : le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande.

Le texte parle d'une demande : il n'impose pas d'envoi spontané. En pratique, l'envoyer chaque mois épargne la demande, puis la relance, puis le courrier un peu sec qui suit.

La règle vaut pour le logement loué vide qui est la résidence principale du locataire, c'est-à-dire occupé au moins 8 mois par an (article 2), et pour le logement meublé loué à titre de résidence principale, auquel l'article 25-3 étend l'article 21.

Que doit contenir une quittance ?

La loi n'exige qu'une chose, mais elle y tient : la quittance porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges (article 21). Un total seul ne suffit pas.

Le reste, la loi ne le liste pas. Mais une quittance sert de preuve, et une preuve dit de quoi elle parle. Une quittance utile porte :

• le nom et l'adresse du bailleur, ou de la société bailleresse ;
• le nom du locataire et l'adresse du logement ;
• la période soldée, du premier au dernier jour ;
• le loyer hors charges, la provision ou le forfait de charges, et le total ;
• la date du paiement, puis la date et la signature de la quittance.

Une quittance qui ne dit pas quelle période elle solde ne prouve pas grand-chose le jour où il faut reconstituer 3 années de paiements.

Le bailleur peut-il faire payer la quittance ?

Non. Aucuns frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire (article 21).

Le bail ne peut pas contourner la règle : une clause qui ferait supporter au locataire des frais de relance ou d'expédition de la quittance est réputée non écrite (article 4, p). Autrement dit, le timbre reste au bailleur.

Paiement partiel : pas de quittance partielle, un reçu

Si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu (article 21). Le reçu constate la somme reçue ; la quittance, elle, constate que le terme est payé.

Peut-on l'envoyer par courriel ?

Oui, avec l'accord exprès du locataire (article 21). Exprès veut dire donné clairement, pas supposé : un accord écrit et daté, une case cochée au bail ou un courriel de réponse, se retrouve plus facilement qu'un souvenir de conversation.

Avis d'échéance, reçu, quittance, facture : qui fait quoi

4 pièces, souvent confondues, qui ne disent pas la même chose :

• L'avis d'échéance appelle le loyer avant son échéance. Comme pour la quittance, aucuns frais liés à sa gestion ne peuvent être facturés au locataire (article 21). Le guide de l'avis d'échéance en donne le contenu et un modèle.
• Le reçu constate un paiement partiel (article 21).
• La quittance constate le paiement du terme, loyer et charges distingués (article 21).
• La facture s'impose quand le loyer porte la TVA et que le locataire est un assujetti, ou une personne morale même non assujettie (article 289 du code général des impôts). C'est le cas d'un local commercial ou professionnel sous option, ou d'un local équipé : le guide de la TVA sur loyer commercial détaille qui est concerné.

Combien de temps garder les quittances ?

Les actions qui naissent d'un bail d'habitation se prescrivent par 3 ans, à compter du jour où l'on a connu, ou aurait dû connaître, les faits qui permettent d'agir (article 7-1). C'est l'horizon utile pour garder la trace de chaque paiement, côté bailleur comme côté locataire.

La quittance comme justificatif de domicile

Pour le locataire, la quittance sert aussi à prouver son adresse. Service-public la range parmi les justificatifs acceptés, avec des conditions qui changent d'une démarche à l'autre :

• Inscription sur la liste électorale : une quittance non manuscrite de moins de 3 mois, pour qui a son domicile dans la commune.
• Permis de conduire : une quittance non manuscrite.
• Carte grise : une quittance de moins de 6 mois.

Le mot qui compte est « non manuscrite » : une quittance écrite à la main peut être refusée là où une quittance tapée passe. L'outil gratuit de quittance de loyer en fait une en PDF, datée, à jour du dernier mois payé.

Et pour un local commercial ?

La loi de 1989 vise les locaux d'habitation, ou mixtes, qui sont la résidence principale du preneur (article 2) : un bail commercial n'en relève pas, et l'article 21 ne s'y applique pas.

Si le loyer porte la TVA, la pièce à émettre pour un preneur assujetti est une facture, avec ses mentions obligatoires (article 289 du code général des impôts). Et la facturation électronique, obligatoire en réception depuis le 1er septembre 2026 et en émission au plus tard le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises, change la façon de la transmettre.

Un modèle de quittance à reprendre

À recopier dans votre traitement de texte, en remplaçant ce qui est entre crochets. Sur un paiement partiel, ce n'est pas ce modèle qu'il faut, mais un reçu.

Plus court : l'outil gratuit de quittance de loyer remplit ce modèle pendant que vous tapez, fait le reçu sur un paiement partiel, et rend un PDF, sans compte. Il propose aussi une quittance vierge à imprimer et un modèle Word.